關於開會的技巧大家應該都滾瓜爛熟了，這邊也不需要再炒冷飯。簡單的摘要大家所知道的會議技巧：
大致上就是「要準備議程」、「要有決議」、「要追蹤決議施行結果」。其中的管理原則就是要「會而有議、議而有決、決而必行」。
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這邊要換個角度來看會議，因為大家所熟知的「避免會而不議、議而不決、決而不行」的會議管理原則，並沒有碰觸到會議的「組成元素」和「會議內容」兩個重要項目。事實上，會議的「組成元素」和「會議內容」，也是影響會議品質的重要因素之一。
首先探的是會議的「組成元素」，會議的組成元素為「會」、「議」和「結論」三個。這三個元素的內涵是什麼？怎麼說會議中會議的「組成元素」也是影響會議品質的重要因素呢？其中相關的管理議題又是什麼呢？分敘如下：
「會」：就是要找齊相關的人出席，關鍵人物的出席與否，毫無疑問的是會議品質的重要指標。
不過實際上的狀況是，有時候會開到一半，才發現有些議題缺少了某些關鍵人物出席，而偏偏當初沒料想到需要他來開會，所以當然也沒發會議通知給他。 當然啦！最好的方法就是趕快打個電話給這個關鍵人物，看看他能不能加入討論，甚至是電話會議都可以。但如果都不行！怎麼辦？就跳過這議題嗎？可是偏偏時間緊急，延期再開成本又太高。 其實，產品經理可以就這個議題上所需的關鍵資訊，先作幾個假設，讓大家可以根據這些假設，繼續討論下去。產品經理也可以得到在這幾個不同假設下，所得到的不同結論。在會議結束後，再來確認到底哪個假設會成立，自然就可以得到正確的結論了。
「議」：指資訊的交換，以達成共識。沒有交集的會議是品質最差的，要有交集，管理的重點就在於：「明確的問題」。有了明確的問題，「議」起來就有效率。但是若是沒辦法明確的定義問題之所在，那請先進行「腦力激盪會議」。
「結論」：產出結論，分頭進行。會議品質高低在於是否有執行，其管理重點在「畫押」，工具就是「會議記錄」。會議記錄中的決議事項和負責執行人物，就是當事情出問題時，檢討和追究責任的工具。
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有了議程、關鍵人物的出席後，為何會議還是枯燥煩悶？為何會議開這麼多又這麼久？很顯然的「會議內容」，是個需要被管理的重點。產品經理可以從「會議內容」的本質，來做以下的區分和管理：
資訊交流會議：這最常出現在「部門會議」和「XX說明會」。「部門會議」中，因產品經理之間彼此之間業務沒有太大交疊，主要目的在於尋求不同產品之間的合作，所以開這種會，彼此就是互相分享資訊，也可以分享解決問題的方法，促進產品管理知識的學習。
而「XX說明會」，主要是由負責人講解「產品」或「提案」內容，目標是要讓參與的人了解「產品」或「提案」，會議過程中大部分都是單向的傳達訊息，然後各自帶著會議中提到的「議題」，回去各部門中進行評估和討論。
腦力激盪會議：腦力激盪的會議在於「問題定義不明確」的情況下，特別有用。腦力激盪會議的幾個管理重點「要求點子的數量」、「不批評」、「搭便車」、「有經驗主持人」與「輔助道具的使用」，將不在這邊作贅述，未來將有專文進行探討。
討論會議：這種會議的特色在於「問題定義明確」，管理的重點在於「找齊相關人士」，而面對那些很忙又有常不出席的關鍵人物，為了會議的效率，還是撥個電話確認吧！
畫押會議：這種會議的特色是，不只是「問題定義清楚」，連「解決方案也能確定80%~90%」。在這種會議上，通常都只是由負責人簡報解決方案，再徵詢大家的意見做修正，然後重點就在於，針對每個「action item」尋找「負責人」和「Deadline」。
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產品經理在發布會議通知之前，得先問問自己，這個會議「有沒有明確的問題定義」、「是否已經有大略的解答」、「是否只是單純的傳遞訊息」，先釐清這幾個問題，對會議的進行與品質，將會有大大的助益。而不會發生其實應該先作腦力激盪定義問題，但是產品經理卻自己胡亂定義問題，先進行了討論，後來才發現問題並不是這麼一回事。(請看第二篇)
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